Servicios · Automatización documental
Automatización documental
Convierte facturas, contratos y formularios en información útil, sin que nadie tenga que leerlos y copiarlos a mano.
Qué es
Documentos que se leen y se procesan solos
Las empresas reciben constantemente facturas, contratos, formularios, presupuestos, PDFs y documentos que alguien tiene que leer, clasificar y copiar manualmente. KIROS extrae la información relevante y la utiliza para activar otros procesos.
- Recepción y clasificación de documentos
- Lectura de PDFs
- Extracción de datos
- Identificación de información relevante
- Clasificación por tipo de documento
- Extracción de clientes, fechas, importes, referencias y otros campos
- Validación de información
- Registro automático en CRM o ERP
- Organización de archivos
- Renombrado y clasificación de documentos
- Generación de resúmenes
- Comparación de documentos
- Detección de información que requiere revisión
- Creación automática de registros y tareas
Especialmente útil para gestorías, abogados, inmobiliarias, consultoras, clínicas, departamentos administrativos y empresas con mucho volumen documental.
Cómo lo hace KIROS
Del documento recibido al registro archivado
Recibe
Llega una factura, contrato o formulario por email o carpeta compartida.
Extrae
La IA lee el documento e identifica proveedor, importe, fecha y referencia.
Valida
Comprueba que los datos son correctos y detecta lo que necesita revisión.
Registra
Guarda la información en tu ERP o CRM y archiva el documento automáticamente.
Por qué importa
Cada dato copiado a mano es una oportunidad de error
Leer, clasificar y transcribir documentos manualmente consume horas y arrastra errores que luego cuestan más de corregir. Tu automatización no sustituye el criterio de tu equipo: hace el trabajo repetitivo de extracción y deja la revisión final para quien de verdad debe decidir.
- Los datos se extraen igual, tenga la empresa 10 o 10.000 documentos al mes
- Menos errores de transcripción entre el documento y tu sistema
- Los documentos quedan organizados y localizables desde el primer día
La diferencia
Antes vs. con tu automatización
| Sin automatizar | Con tu automatización |
|---|---|
| Cada documento se lee y se copia a mano | Se lee y se extrae la información automáticamente |
| Clasificar y renombrar archivos lleva tiempo | Se clasifican y organizan solos |
| Los datos se transcriben al CRM o ERP uno a uno | Registro automático, sin copiar y pegar |
| Detectar errores o datos raros depende de revisar todo | El sistema señala lo que requiere revisión |
| Comparar versiones de un contrato es manual y lento | La IA compara documentos en segundos |
En números
Lo que suele cambiar al automatizar los documentos
Cifras orientativas, según lo que vemos en negocios con un volumen documental similar.
Tiempo de introducción de datos
Menos horas copiando información de documentos a mano.
Errores de transcripción
Menos fallos al pasar datos del documento a tu sistema.
Procesamiento por documento
Desde que llega hasta que queda extraído, validado y archivado.
Qué incluye
Todo lo necesario para dejar de copiar documentos a mano
Recepción y clasificación
Cada documento se identifica y se ordena por tipo nada más llegar.
Extracción de datos
Clientes, fechas, importes y referencias, leídos automáticamente.
Validación y registro
Los datos se comprueban y se registran en tu CRM o ERP sin copiar y pegar.
Organización de archivos
Renombrado y clasificación automáticos, sin carpetas revueltas.
Resúmenes y comparación
Resume documentos largos y compara versiones en segundos.
Preguntas frecuentes
Antes de empezar
¿Se integra con mi CRM o ERP actual?
Sí, conectamos con el CRM, ERP o gestor documental que ya utilices — no hace falta cambiar de herramienta para empezar a automatizar.
¿Sustituye a la persona que gestiona los documentos?
No. Se encarga de leer, extraer y registrar la información repetitiva, y deja para tu equipo la revisión y las decisiones que requieren criterio.
¿Cuánto tiempo tarda en estar funcionando?
Depende del diagnóstico inicial: del tipo y volumen de documentos, y de las herramientas con las que hay que integrarse. Te lo concretamos tras revisar tu caso.
¿Cuánto tiempo dedica tu equipo a copiar documentos a mano?
Cuéntanos qué documentos gestionas hoy y te decimos, sin compromiso, qué puedes automatizar.
Solicitar diagnóstico gratuito